新手 - 如何做 Filing 比较整齐?

kthoo85

各位高手, 想请教下... 目前自己做生意，刚开了Software company... 代理 UBS 和 SQL Accounting.
小弟想自己处理自己的账目.. 毕竟我是 IT 出身的，对 Account 不是很熟悉...

想问的是 如果 做 filing 比较整齐？ 当我收到 supplier invoice, 有些是给现钱，有些是 开公司支票... 员工claim 油钱，电话钱... 公司还 epf, salary...
是不是 应该 purchase 的 放在一个 file? expenses 的 放在一个 file ？ 如果 expenses 比如 salary, 是不是 也要print 一张 voucher 来 filing?

hongyee2020

其实你可以准备几个file, 一个是cash payment 的, 里面放你现金的单据,另一个是supplier invoice file,放supplier 的 (用银行换钱的, 另一个就是bank payment 的,放payment voucher 那些. 还有就是sales invoice file, official receipt 等等

每次出钱,不管是cash, bank, salaries 还是什么, 都要开payment voucher. 会比较好control.

kthoo85

hongyee2020 发表于 15-4-2016 11:09 PM
其实你可以准备几个file, 一个是cash payment 的, 里面放你现金的单据,另一个是supplier invoice file,放supplier 的 (用银行换钱的, 另一个就是bank payment 的,放payment voucher 那些. 还有就是sales invoice file, official receipt 等等

每次出钱,不管是cash, bank, salaries 还是什么, 都要开payment voucher. 会比较好control.

我准备一个 Cash Payment, 一个 supplier invoice.. 如果我的supplier invoice 有些是 bank payment, 有些是 Cash payment.. 应该是 file在supplier 的file 还是 Cash 的file阿？

tanwc1234

Cash voucher/bank voucher/supplier 基本上全部分开放。当然每个人做法不一样，你自己觉得方便你找单就好。

hongyee2020

kthoo85 发表于 17-4-2016 04:16 PM
我准备一个 Cash Payment, 一个 supplier invoice.. 如果我的supplier invoice 有些是 bank payment, 有些是 Cash payment.. 应该是 file在supplier 的file 还是 Cash 的file阿？

我比较file在supplier file, 毕竟你还钱的时候,都会开cash voucher 了, 而且比较容易对帐.

kthoo85

hongyee2020 发表于 18-4-2016 04:42 PM
我比较file在supplier file, 毕竟你还钱的时候,都会开cash voucher 了, 而且比较容易对帐.

我刚刚想起Ubs的 batch... 其实做filing, 是不是就像把transaction key 进batch那样？ supplier invoice 放 purchase的file... 当payment 时，voucher放进 Cash /bank..

mlkranger

赞同你跟着 UBS 的 batch 来做 filing。

我的 payment voucher filing 都是 Cash/Bank 一起的。而且 supplier invoice 就直接 attach to payment voucher, 不另开 filing，除了 regular supplier。

hongyee2020

kthoo85 发表于 18-4-2016 09:36 PM
我刚刚想起Ubs的 batch... 其实做filing, 是不是就像把transaction key 进batch那样？ supplier invoice 放 purchase的file... 当payment 时，voucher放进 Cash /bank..

假如跟着batch 的话,你需要的file会很多哦

wilson86

cash/bank payment要不要分开看个人的
假如cash很多bank很多，就分开比较好咯，以后找也方便
还是现在combine，以后开始多了就分开
key in/filing全部看个人的，毕竟全部公司都不同，每个人的style也不同

kthoo85

mlkranger 发表于 18-4-2016 10:39 PM
赞同你跟着 UBS 的 batch 来做 filing。

我的 payment voucher filing 都是 Cash/Bank 一起的。而且 supplier invoice 就直接 attach to payment voucher, 不另开 filing，除了 regular supplier。

有个疑问，如果 我把全部 supplier bill 放在一个 Purchase 的 file。。 我要怎样知道，哪里一张还没有 做payment?
我把 Cash / Bank 放在 一个 Payment 的 File.. 那是不是要 每张 payment voucher (PV0001,PV0002...)都要print 出来收着..? 需要 有 Signature 吗？

kthoo85

hongyee2020 发表于 18-4-2016 11:43 PM
假如跟着batch 的话,你需要的file会很多哦

SUPPLIER 一个，BANK/CASH 一个， SALES 一个， 三个 OK吗？
听了你们的解说，开始有一点做filing的概念.. 还有些地方很疑惑..
1.我把全部supplier invoice file在 Purchase文件夹，要怎样知道是否已经payment?
2.Sales的话，也是一样... INV001,INV002, INV003...全部放进 Sales文件夹，要怎样知道是否已经payment?
很多问题，不好意思啊...

kthoo85

wilson86 发表于 19-4-2016 09:19 AM
cash/bank payment要不要分开看个人的
假如cash很多bank很多，就分开比较好咯，以后找也方便
还是现在combine，以后开始多了就分开
key in/filing全部看个人的，毕竟全部公司都不同，每个人的style也不同

因为我是新手... 想听各位的建议，然后自己才研究... 自己想的话，完全没有头绪。haha

wilson86

kthoo85 发表于 19-4-2016 12:28 PM
因为我是新手... 想听各位的建议，然后自己才研究... 自己想的话，完全没有头绪。haha

新公司要如何都可以
只要audit明白 & 过audit就ok了
还有一项，除了看公司，看个人，也要看software
现在什么都依赖software的
所以data entry & filing也有一点点关系
最重要是方便以后要找要refer相关info

小中医师

kthoo85 发表于 19-4-2016 12:26 PM
SUPPLIER 一个，BANK/CASH 一个， SALES 一个， 三个 OK吗？
听了你们的解说，开始有一点做filing的概念.. 还有些地方很疑惑..
1.我把全部supplier invoice file在 Purchase文件夹，要怎样知道是否已经payment?
...

其实每一间公司的营运方式都不同，要看哪种做法更方便你自己而已，与你分享一下我小小的做法，希望能帮到你。

1.我把全部supplier invoice file在 Purchase文件夹，要怎样知道是否已经payment?
- 通常我会把全部的supplier放在同一个file里面，但是是分开supplier name来放的，无论是现金或分期付款的。至于还没有还钱的，我是全部放在file的前面（用devider分开），这样我就知道有什么帐单还欠着钱了。

2.Sales的话，也是一样... INV001,INV002, INV003...全部放进 Sales文件夹，要怎样知道是否已经payment?
- sales的话，我会分两个文件夹，一个现金销售，一个分期付款。通常未还钱的是在分期付款的那个文件夹，所以会印一张该月的debtor statement(全部公司在同一页）这样也方便我去跟进（追钱）。

hongyee2020

kthoo85 发表于 19-4-2016 12:26 PM
SUPPLIER 一个，BANK/CASH 一个， SALES 一个， 三个 OK吗？
听了你们的解说，开始有一点做filing的概念.. 还有些地方很疑惑..
1.我把全部supplier invoice file在 Purchase文件夹，要怎样知道是否已经payment?
...

有些会把还没还钱，已经还钱的分开放，还钱了再把单据file在还钱那里的file.要不然从你的account就看的出了。除非没有做账，那就得自己做记录了。

BB.Nicole

我是有一个file是unpaid supplier.把所有unpaid的放一个file.然后还钱了就开payment voucher 放payment file. 把所有的payment放同一个file.然后依照number排下去。
这个是我的做法

kthoo85

BB.Nicole 发表于 26-4-2016 11:34 AM
我是有一个file是unpaid supplier.把所有unpaid的放一个file.然后还钱了就开payment voucher 放payment file. 把所有的payment放同一个file.然后依照number排下去。
这个是我的做法

你的意思是 还钱后，开 PV... 然后根据PV number 做 filing 啊 ? 那就是说没有根据 supplier name 来排咯 对吗？
那就是说，你的 file 里面会有 supplier 单，还 expenses 的单, 所以的payment 就对了... 是吗？

想问，有什么方法，既可以 把 supplier invoice 根据 name 来排列... 又可以 PV number 排列? 哈哈，想太多了...

还有一个问题，老板 用自己的钱，付邮费，电话费 等... 月尾公司出钱给他。 那我开 PV..出钱... 需要 follow 那些单的日期吗？还是 直接放 31号...

BB.Nicole

kthoo85 发表于 27-4-2016 12:08 PM
你的意思是 还钱后，开 PV... 然后根据PV number 做 filing 啊 ? 那就是说没有根据 supplier name 来排咯 对吗？
那就是说，你的 file 里面会有 supplier 单，还 expenses 的单, 所以的payment 就对了... 是吗？
...

对，就是根据pv filling.
supplier通常是ap payment那边，你可以set 另一个payment voucher
然后那些expenses 在cash book 开payment.又另一个payment voucher
那么你的payment就可以分两个了

你要supplier根据a-z又根据payment voucher有点难咯...

那些expenses我通常是lum sup一张payment voucher
然后就出钱的date
不会follow expenses单的日期

Fernando.

我现在看到我公司的filing system也是一头雾水，很乱。

每次supplier送货来时，DO和Invoice一份一份的来，老板娘都是直接放进一个菜篮里面。等supplier来收钱的时候，才再菜篮找单，每次人家等着看着我自己都不好意思。

请问应该怎么样可以改善这些问题的？

kthoo85

Fernando. 发表于 3-5-2016 06:01 PM
我现在看到我公司的filing system也是一头雾水，很乱。

每次supplier送货来时，DO和Invoice一份一份的来，老板娘都是直接放进一个菜篮里面。等supplier来收钱的时候，才再菜篮找单，每次人家等着看着我自己都不好 ...

没有key在 software啊？