Email寄出前必先确定的5件事

mamatan0505

根据IDC的报告，职场工作者平均有28%的时间花在阅读及回覆讯息上，因此如何有效提升处理Email的效率，以及保持应有的礼貌，是每个职场工作者都须学习的事。

美国知名公关与商业礼仪专家、棕榈滩礼仪学校（The Protocol School of Palm Beach）创办人Jacqueline Whitmore在《Entrepreneur》杂志网站上发布寄送Email的五不五要，让职场工作者可以保持Email来往的礼仪，使来信的对方提升对自己的好感。


1. 要有清楚的标题
因为Email目前仍为商务沟通的主要方式，所以职场工作者会收到多封工作相关的邮件。在这样的情况下，「清楚的标题」能让收件者快速了解这封信的意义，提升这封邮件被阅读，进而处理的机率，对寄信者、收件者，都是更能有效提升处理信件效率的方式。


2. 要用专业的口气
有些人在Email上的用语，会跟平常对话一样，采比较亲匿的口气，但这在商务沟通上是大忌，很容易让对方觉得「这个人不够专业」影响到后续讨论事项。

初次和对方通信，或是尚未了解对方个性的情况下，保持该有的礼貌、维持专业的口气还是有必要的，这是最不容易得罪人，也最能维持自身专业度的方式。


3. 要校对信件内容
信件中不能有错字是大家都知道的常识，但并不是每个人都做得到，有些时候，大家会贪快，在寄出信件前，并没有再次检查内容，这样看似能节省时间，但一旦内容有误，再次沟通的时间会远大于寄出信件前的检查时间；再者，当一封信件中有错字时，很容易给收信者一种「寄信者不够仔细」的感觉，会影响到收信人对自己的印象，也可能因此影响到后续合作。

在寄出信件前再次检查，看似很笨，但其实是最聪明的方式之一。


4. 要回覆每一封信件
Whitmore认为，虽然职场工作者需要经手的信件很多，但是仍要「回覆每一封信件」。

像是有些时候，我们会收到一些告知状况的信件，并不是在讨论事项，所以并没有立即回覆的需求，但即使是这样的信件，都还是必须回覆，告知对方你收到信了，这样能让对方确保自己有接收到讯息，就不用担心是否需要再打电话或是以其他方式确认状况。

而除了告知状况的信件需要回覆之外，职场工作者也常会收到一些不属于自身业务范围的信件，这是若能够协助转发信件给相对应部门的同事，不但有效加速彼此的沟通，也能让寄信的对方对自己留下好印象，进而增加未来继续合作的机率。


5. 在寄送机密资料时要加密
用Email传递讯息及档案现在变得相当容易，但也因此衍伸出「安全性」的疑虑，因此Whitmore认为，当需要和对方沟通重要极机密事项时，应该先以见面或通话这两种方式进行，非不得以需要采用Email沟通时，最好采取「资料加密」的方式，会让彼此讯息传递上更为安全。

除了上述五要以外，Whitmore还有提到寄送信件的五不，职场工作者寄信前，务必检查自己是不是有犯了以下五种错误：

• 不要忘记签名档
• 不要自以为幽默
• 不要期待对方知道你在说什么（即使是信件串，也需要提及和对方讨论的内容）
• 不要在生气的时候寄信（可以先将内容存为草稿）
• 不要过度使用惊叹号、流行语以及Emoji（表情符号）
  

综合上述寄送Email的五不五要，让职场工作者在处理Email上更有效率，进而提升工作表现。
原文刊于SmartM 人才培训网，获授权转载。标题经编辑修改，原题为「别让小瑕疵毁了你的专业，Email寄出前一定要确认的５不５要」





文摘自网络
记住了 以后不会再那么糊涂了

米佳乐

都會注意的，每次 send 出去前都會一讀再讀